Ésta semana que pasó me ocurrió algo que me crea la necesidad de escribir estas líneas. Durante la visita a un cliente, como tantas otras, me encontré con la necesidad de realizar una copia de un .pst. Luego de lanzar la copia y esperar 43 minutos de reloj a que terminara, le realicé una simple pregunta a mi cliente en cuestión. Realmente tienes tanta información importante en el correo?? No puedes borrar nada?? Al mirar su correo resultó que estaba guardando, no solo todo el spam en la carpeta SPAM y todos los eliminados, sino que tenía correos desde el 2004. Algo que seguramente ya no se consulta, pero le daba cierta inseguridad la idea de borrarlos.
Este caso que os comento ahora no es el primero que veo, pero si el que colmó el vaso y me lanzó a escribir un blog sobre esto.
Es increíble la cantidad de "correos basura" que guarda la gente. Considero que puede ser necesario guardar los adjuntos de los correos para poder consultarlos en cualquier momento; incluso yo tengo correos guardados muy antiguos por algún trabajo que aún está en vigencia y debo tener las incidencias controladas; pero debe haber cierta moderación en esta labor.
Posiblemente en muchos ocasiones sea ignorancia sobre como almacenar ésta información para tenerla ordenada y poder acceder a ella rápidamente; pero muchas otras veces es porque no quieren borrar nada. Es verdad que el outlook, el outlook express, el Thunderbird, el Outspring Mail y otros tantos son, como lo describe su nombre, un gestor de correo; pero esto no implica que debemos guardar todo lo que a él llegue. Sería como no retirar nunca las cartas que recibimos en nuetro buzón, solo nos limitamos a abrirlas leerlas y volverlas a dejar en el buzón. Esto crearía un problema; en poco tiempo el cartero dejará nuestro correo en el suelo porque no podría meter las cartas en nuestro buzón. Algo similar pasa con nuestro gestor de correo; tiene un límite para poder gestionar correctamente nuestros emails; que pasa si superamos este límite? No recibiremos correos o, incluso, podríamos dejar de acceder a nuestro gestor ocasionando un gran problema para el que necesitaremos algunas horas, armarnos de mucha paciencia para poder solucionarlo y resignarnos a que podemos perder cierta información.
Por eso os recomiendo limpiar de manera periódica el correo. No es una tarea muy complicada si se tienen en cuenta algunos parámetros básicos.
1) Si existe una carpeta llamada SPAM comprobar diariamente su contenido, por si accidentalmente a ido a parar algún email que fuera no correspondiese a dicha clasificación y eliminar todo el resto de la información contenida en esta carpeta. Si no existe eliminar todos los spams de nuestra "Bandeja de Entrada"
2) Eliminar esos correos que son confirmación de recepción de algún correo enviado sin mayor importancia.
3) Eliminar esos correos que nos envían nuestros amigos o conocidos con ficheros adjuntos, si fuera necesario podemos crear una carpeta dentro de "Mis Documentos", por ejemplo una con el nombre "adjuntos emails", y allí dentro guardar todos esos ficheros adjuntos.
4) Lo mismo podemos hacer con esos ficheros adjuntos muy importante para nuestro trabajo pero que llevan más de 1 año en nuestra "Bandeja de Entrada". Simplemente debemos salvar el contacto, y crear una carpeta para salvar dentro nuestro adjunto.
5) Otra posibilidad que ofrezco muchas veces es generar carpetas dentro de "Bandeja de Entrada" con el nombre del año, por ejemplo "2007" y arrastrar aquí todos los emails correspondientes al año 2007. Incluso se pueden arrastrar con alguna clasificación u orden. Una vez terminada dicha tarea generar un .pst con el nombre del año guardado y salvarlo una carpeta de nuestro disco duro, o en una unidad de red, o en una memoria flash o cualquier otro dispositivo de almacenaje externo que nos permita salvar el .pst e, inmediatamente después eliminar éstos datos. Si fuera necesario consultarlos sería solo recuperar el .pst del año en cuestión realizar la consulta oportuna y volver a eliminarlo.
Este caso que os comento ahora no es el primero que veo, pero si el que colmó el vaso y me lanzó a escribir un blog sobre esto.
Es increíble la cantidad de "correos basura" que guarda la gente. Considero que puede ser necesario guardar los adjuntos de los correos para poder consultarlos en cualquier momento; incluso yo tengo correos guardados muy antiguos por algún trabajo que aún está en vigencia y debo tener las incidencias controladas; pero debe haber cierta moderación en esta labor.
Posiblemente en muchos ocasiones sea ignorancia sobre como almacenar ésta información para tenerla ordenada y poder acceder a ella rápidamente; pero muchas otras veces es porque no quieren borrar nada. Es verdad que el outlook, el outlook express, el Thunderbird, el Outspring Mail y otros tantos son, como lo describe su nombre, un gestor de correo; pero esto no implica que debemos guardar todo lo que a él llegue. Sería como no retirar nunca las cartas que recibimos en nuetro buzón, solo nos limitamos a abrirlas leerlas y volverlas a dejar en el buzón. Esto crearía un problema; en poco tiempo el cartero dejará nuestro correo en el suelo porque no podría meter las cartas en nuestro buzón. Algo similar pasa con nuestro gestor de correo; tiene un límite para poder gestionar correctamente nuestros emails; que pasa si superamos este límite? No recibiremos correos o, incluso, podríamos dejar de acceder a nuestro gestor ocasionando un gran problema para el que necesitaremos algunas horas, armarnos de mucha paciencia para poder solucionarlo y resignarnos a que podemos perder cierta información.
Por eso os recomiendo limpiar de manera periódica el correo. No es una tarea muy complicada si se tienen en cuenta algunos parámetros básicos.
1) Si existe una carpeta llamada SPAM comprobar diariamente su contenido, por si accidentalmente a ido a parar algún email que fuera no correspondiese a dicha clasificación y eliminar todo el resto de la información contenida en esta carpeta. Si no existe eliminar todos los spams de nuestra "Bandeja de Entrada"
2) Eliminar esos correos que son confirmación de recepción de algún correo enviado sin mayor importancia.
3) Eliminar esos correos que nos envían nuestros amigos o conocidos con ficheros adjuntos, si fuera necesario podemos crear una carpeta dentro de "Mis Documentos", por ejemplo una con el nombre "adjuntos emails", y allí dentro guardar todos esos ficheros adjuntos.
4) Lo mismo podemos hacer con esos ficheros adjuntos muy importante para nuestro trabajo pero que llevan más de 1 año en nuestra "Bandeja de Entrada". Simplemente debemos salvar el contacto, y crear una carpeta para salvar dentro nuestro adjunto.
5) Otra posibilidad que ofrezco muchas veces es generar carpetas dentro de "Bandeja de Entrada" con el nombre del año, por ejemplo "2007" y arrastrar aquí todos los emails correspondientes al año 2007. Incluso se pueden arrastrar con alguna clasificación u orden. Una vez terminada dicha tarea generar un .pst con el nombre del año guardado y salvarlo una carpeta de nuestro disco duro, o en una unidad de red, o en una memoria flash o cualquier otro dispositivo de almacenaje externo que nos permita salvar el .pst e, inmediatamente después eliminar éstos datos. Si fuera necesario consultarlos sería solo recuperar el .pst del año en cuestión realizar la consulta oportuna y volver a eliminarlo.
6) Eliminar diariamente todo lo existente en el bandeja "Eliminados" ya que se supone que estos correos no poseen importancia alguna o, bien, ya los hemos guardado debidamente.
Bueno, espero no haber ofendido a nadie y haber podido ayudar a alguno a administrar su correo electrónico de un manera más eficiente, y estoy seguro que más de un informático se ha visto reflejado en mi apunte.
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